貸事務所を借りるときに見るべきポイントとは？
6つの事例も合わせて解説！
事業活動を行ううえで事務所の存在は欠かせないものです。
事務所があることによって、取引先などからの対外的な信用も高まります。
しかし、目的に合わせた事務所選びを行わなければ、不便さを感じてしまうこともあるでしょう。
貸事務所を借りるときには、いくつかの見るべきポイントがあります。
エリアや予算を決めたら、不動産業者を通じて物件を実際に見ておくことが大切です。
物件については広さや設備、立地条件などをきちんとチェックしておきましょう。
また、事務所を有効活用するためにもレイアウトに意識を向けることも重要です。
1.貸事務所を利用するメリットは？企業の信頼性もアップする！
貸事務所を利用するメリットは、対外的な信用力を向上させられる点があげられます。
取引先が相手の企業が信用できるかを判断する材料として、事務所の有無は一つの大きなポイントだからです。
自宅事務所とは違って、企業として事務所を借りていることによって、安心して取引ができる印象を与えるでしょう。
貸事務所であれば、応接スペースや会議室といった場所を確保できるため、来客にも対応しやすくなります。
業種によって異なるものの、外部からの訪問者が多い事業を営んでいる場合には、商談や打ち合わせのスペースを確保しておくことは重要なのです。
取引先に社内の様子をオープンにしておくことによって、ビジネスをスムーズに進めていくことができます。
また、貸事務所は契約の範囲内であれば、自由にレイアウトを整えたり内装工事を行ったりすることが可能です。
企業の実態に併せて、スペースを無駄なく使うことができるでしょう。
貸事務所を借りるときには、できるだけスペースに余裕を持たせて借りておくことが肝心です。
事業の拡大によって従業員の数が増えてもしばらく対応できるように、事業の見通しなども踏まえたうえで契約を行いましょう。
何度も引っ越しを重ねるようなことでは、余計なコストが発生してしまうので、将来的なことも考えて自社に合った貸事務所を選ぶことが大切です。
2.貸事務所を探す流れを押さえて効率的に決めよう！
貸事務所を探す際には、不動産業者やインターネットを通じて行うことになります。
事務所を構えるエリアを決めたら、不動産業者に問い合わせをして実際に物件を見るようにしましょう。
どのような流れで進めていくべきかを紹介します。
2-1.エリアを決める
貸事務所を借りるうえでまず決めなければならないことは、「どのエリアに事務所を構えるか」という点です。
日々の業務や譲れない条件と照らし合わせたうえで、いくつかの候補地をリストアップしてみましょう。
また、希望するエリア内にある貸事務所の賃料についても大まかな坪単価を把握して、予算枠と比較しながらエリアを絞っていくことも大切です。
物件の情報を入手するためには不動産業者の店舗に直接出向く方法か、Web上で検索する方法があります。
業者から情報を入手するメリットは、Webでは公開されていない物件の情報が得られるという点です。
その一方で、Webで検索をする方法ならば、短時間で多くの物件を比較できるメリットがあります。
事務所の入居予定日などを踏まえたうえで、自社に合った方法で物件の情報を集めてみることが大切です。
また、事務所への来客を想定して、訪問者がアクセスしやすい場所に事務所を構えることも重要なポイントです。
事務所の近くに打ち合わせを行えるカフェなどが多いエリアを選ぶと、業務をスムーズに進めていくことに役立てられるでしょう。
2-2.問い合わせをする
希望するエリアや借りたい物件について方向性がある程度決まったら、不動産業者に電話やメールなどで問い合わせをします。
人気のエリアで好条件の物件は空きが少ない傾向にあるので、空室状況を早めに確認しておくことが重要です。
物件をすべてリストアップしてから問い合わせるというよりも、いくつかの候補が見えてきたらすぐに相談をするほうが希望する物件を押さえられる可能性も高まるでしょう。
また、問い合わせの際には候補に挙げた物件で、電話やインターネットが利用可能かどうかを確認しておくことも大切です。
場合によっては工事が必要となるので、事前にチェックしておくことによって、効率よく準備を進められるでしょう。
そして、必要な予算を正確に立てるために、1カ月分の賃料や共益費などについても把握することが大事です。
電気・水道などの基本料金や事業ゴミの処理費用なども確認しておくと、毎月のランニングコストを把握しやすくなります。
数字的な部分を明らかにすることで、複数の物件から最適なものを選びやすくなるはずです。
2-3.実際に見に行く
貸事務所を借りるときには、実際に現地へ赴いてから契約を結ぶようにしましょう。
不動産業者の話やWeb情報だけでは、物件の様子や周辺地域の環境はわかりづらい部分もあるからです。
物件選びに時間的な余裕がある場合は、最初から候補となる物件を限定しすぎずに、複数の物件に足を運んでみると良いでしょう。
また、業務を進めるうえで影響がないようであれば、賃料の安い郊外の物件を探してみる選択肢もあります。
月々の賃料は固定費となるので、会社の規模に併せて無理のない範囲で決めることが重要です。
物件を見に行くときには、周辺地域の環境についても意識を向けておく必要があります。
食事や買物ができる店舗の有無をしっかりチェックしておけば、物件を借りてからのイメージをつけやすくなるものです。
また、会社経営においては銀行などとやりとりをすることも多いため、事務所の近くに金融機関があると便利でしょう。
物件のレイアウトについては、企業のイメージや業務内容に合ったものをあらかじめ決めておくと、物件選びをスムーズに進められます。
3.貸事務所を探すときに見るべき条件とは？
貸事務所を探すときには、見るべきポイントを押さえたうえで選んでいくと良いでしょう。
いくつかの判断基準を持っておくことによって、物件選びにあてるための時間を節約できるはずです。
どのような点に注目すべきかを解説します。
3-1.広さ
物件を選ぶときのポイントとしては、まず「広さ」に注目することが大切です。
ただ、とにかく広ければ良いというものではなく、従業員数によって必要となる面積は違ってきます。
目安としては1人あたり1～1.8坪程度を基準に考えてみると良いでしょう。
将来的に従業員が増えることも想定して、余裕のある面積を確保しておくと安心だといえます。
資金との兼ね合いをよく検討したうえで、適切な広さの物件を選ぶようにしましょう。
また、日々の業務でストレスを感じないようにするためにも、収納スペースや機器の設置場所の確保も考慮しておくことが大切です。
事務所の面積を考えるうえで重要となる点に、専有できる面積がどれくらいあるかということがあげられます。
契約書に記載されている面積部分には「共有スペース」が含まれている場合もあるので、事前に不動産業者としっかりコミュニケーションをとっておきましょう。
単に書面上の数字だけで判断してしまうのではなく、実際に目視して確認することが重要です。
3-2.設備や備品
事務所を借りる際には、設備や備品についてもよく確認しておく必要があります。
チェックポイントしては、まず電気容量や電話回線の数、空調設備について押さえておくことが大切です。
普段の業務や作業を行う人数を考慮したうえで、必要条件をクリアしているかを意識しておきましょう。
また、インターネット関連の業務内容であれば、OAフロアかどうかの確認も必要です。
二重構造のOAフロアであれば、配線が多くて乱雑になりやすいインターネット関連の業務であってもすっきりとスペースを使用できます。
床下に配線を設置できることで、事務所の専有面積を最大限に活用できるでしょう。
そして、トイレや給湯室といった日常的によく使う部分の広さや場所も確認しておくことが大切です。
会社として事務所を設置するときには、入居予定のビルがセキュリティー対策を行っているかをチェックしておきましょう。
警備会社と契約をして、コンピュータによる24時間体制の警備システムを備えていることが望ましいといえます。
事務所に人の出入りが激しい場合には、特に防犯や防災の維持管理を行っているかは重要です。
また、建物内の空き部屋を必要に応じて会議室として利用できるかを確認しておくと、何かと使い勝手の良い場合もあるでしょう。
3-3.駅近かどうか・駐車場の利用
事務所を選ぶときには、駅近の物件かどうかや駐車場の有無についても確認しておくことが重要です。
地図だけで判断してしまうのではなく、物件の最寄り駅から実際に歩いて、従業員の通勤時間や顧客の利便性を確認しておきましょう。
取引先とどれくらい距離が離れているのかのチェックも大切です。
営業車両を使う業務や従業員が自動車で通勤する場合には、駐車場の有無や場所、利用できる時間帯についても確認しておく必要があります。
また、事務所への来客が多い場合には、会社で使用する駐車場と来客用の駐車スペースの両方について利用できるかどうかを確認しておきましょう。
特に駅からどれくらいの距離にあるかは賃料にも影響を及ぼすものなので、目的や予算との兼ね合いをきちんと考えておくことが重要です。
4.企業に合う形で貸事務所をレイアウトしよう！
事務所をより効率的に活用するには、レイアウトにも意識を向けておくことが大切です。
レイアウトの方法としては、「コンセントレーション型」と「コミュニケーション型」の2つに分けられます。
それぞれの違いについて見ていきましょう。
4-1.コンセントレーション型
コンセントレーション型のレイアウトの特徴は、従業員同士がお互いに見えないように机を配置する方法のことを指します。
コンセントレーションという言葉には「集中力」という意味があり、それぞれが独立して作業を行っていくスタイルの場合に向いています。
デザインやプログラミングが必要なクリエイターや、システムエンジニアなどの職種に向いている方式です。
具体的な配置方法としては、窓や壁に向かって机を置くことによって、座ったままの状態では従業員同士がお互いに見えない位置関係にします。
L字型の机にしたり、机ごとにパーテーションで間仕切りしたりすることで、作業に集中できる環境を作っていきます。
4-2.コミュニケーション型
コミュニケーション型のレイアウトは、複数の机を集合させて、一つの島のようにするものです。
従業員同士の顔がお互いに見えるので、コミュニケーションが取りやすいといったメリットがあります。
そして、全体を見渡すことができる位置には、チームリーダーや管理職の机を配置することが多いのも、この配置の特徴です。
対面型のレイアウトとなるため、協調性やチームワークが重視されるような職場で導入される機会が多くなっています。
また、コンセントレーション型よりも省スペースになるので、事務所をより有効的に活用できる点もメリットです。
5.貸事務所を選ぶときの注意点
貸事務所を選ぶときに気をつけておきたい点がいくつかあります。
原状回復のための費用や退去時のルールなどについて、契約書の内容をしっかり理解しておくことが大切です。
どのような点に気をつけるべきかを解説します。
5-1.原状回復費用は借主負担になる
不動産業者との契約内容にもよるものの、貸事務所の場合では一般的な住宅などとは異なり、借主が原状回復をするのが原則です。
借主負担となっている理由は、企業によって事務所の使い方が異なるためであり、貸主には使用用途の予想ができないからということがあります。
たとえば、個室を多く配置する使い方だと必然的に間仕切りが多くなるので、退出時には撤去費用が高額になりやすいといった点があげられます。
通常の範囲で使用して汚れた部分についても、原状回復を行わなければならない点に注意が必要です。
ただ、マンションの一室を貸事務所として借りた場合には、借主の使用方法が限定されるので、住宅の賃貸契約のガイドラインに沿って原状回復を行えば問題ありません。
5-2.契約終了よりも前に出なければならない
事務所を引き払う際には、一般的に契約終了前に出なければならない点にも注意が必要です。
契約内容にもよるものの、貸事務所は契約期間の終了前に退去して、契約終了期日までに原状回復工事を終えておく必要があります。
仮に、契約終了の期日までに原状回復工事が完了していなければ、工事が終了するまでの賃料を借主が負担しなければなりません。
退出時には事前に計画を立てて、不要なコストが発生しないように注意が必要です。
6.貸事務所の賃料を安く抑える2つの方法！
貸事務所の賃料をできる限り安く抑えるためには、2つのポイントを意識しておく必要があります。
物件を契約するためのコストを抑えられれば、その分だけ事業活動などに資金を回せるでしょう。
契約時に意識すべきポイントを紹介します。
6-1.フリーレントの物件を借りる
賃料を抑えるための一つの方法として、「フリーレント」の物件を借りることがあげられます。
フリーレントは入居してから一定の期間は賃料が無料になるという仕組みであり、借主にとっては初期費用が抑えられるメリットがあるのです。
また、フリーレントでは空き部屋率が下がるため、貸主側にもメリットがある仕組みだといえます。
契約する物件にもよるものの、一般的には事業用の物件のほうが居住用の住宅よりも、契約期間が長めに設定されていることが多くなっています。
ただし、フリーレントであっても契約金の総額が高めに設定されている場合もあるので、契約期間全体の賃料や周辺地域の賃料の相場と比較して決めていく必要があります。
6-2.敷金・礼金なしの物件を借りる
貸事務所を契約する際に初期費用を抑えたいときには、敷金と礼金がない物件から探してみるのも良いでしょう。
立地などの条件で譲れないものの、初期費用は抑えたいといったケースでは有効な手段となります。
こうした条件に合う貸事務所が見つかる可能性もあるので、念入りに情報収集していくことが大切です。
敷金は本来、賃料を支払えない場合の補償や退去時の補修目的で契約者から預かる意味を持っています。
礼金は契約が決まったことに対する貸主へのお礼でもあるため、返金されることはありません。
敷金や礼金は一般的には必要となるものの、貸主によっては空室対策や広告宣伝といった名目で、敷金と礼金が必要ではない物件を公開するときもあります。
物件の入居率は時期によって変動するものなので、閑散期では敷金と礼金が必要ない場合もあるのです。
理想の物件を見つけるには、日ごろから不動産情報をこまめにチェックすることが大切だといえます。
実績があり、信頼できる不動産業者と定期的にコミュニケーションをとってみると良いでしょう。
ただ、敷金が必要ない物件では賃料を滞納すると、即座に退去しなければならない場合もあります。
契約時には会社の業績が好調であっても、契約期間が長くなれば業績の変動もあるものです。
今後の業績見通しを考慮したうえで、「売上が下がってしまったときでも、賃料がきちんと支払えるのか」を見直しておきましょう。
無理のない賃料設定であれば敷金のない物件でも問題がないものの、賃料の負担が少し苦しい場合には別の物件を検討してみることも必要です。
そして、仮に賃料を滞納してしまったときにどういった処置を取るべきかを、契約書類などを確認して検討しておきましょう。
いったん契約を行えば、一定の期間は事務所を借りることになるため、慎重に判断する姿勢で臨むことも重要です。
7.貸事務所をリフォームして使うにはどうすればいい？
貸事務所を有効活用するために、リフォームを行って使用するという方法もあります。
リフォームを行うときは、事前の計画と予算をきちんと組んでおくことが大切です。
無計画にリフォームに取りかかってしまうと、予算をオーバーしてしまったり、利便性がかえって低くなってしまったりするリスクもあるでしょう。
また、リフォーム工事を依頼する業者は複数のなかから検討することが重要です。
相見積もりを行うことによって、工事代金の相場も把握できて、どういった箇所のリフォームを行うべきか考えもまとまってくるはずです。
間仕切り工事を行う場合には、欄間が空いている物件と空いていない物件では異なります。
欄間が空いていない間仕切りのほうが設置費用や撤去費用も高くなってしまうので、工事の総額を事前にと把握しておきましょう。
また、ビルには工事規定というものがあるため、リフォーム工事に伴う音が大きいときには工事の日時を指定されることが多くなっています。
入居予定日などのスケジュールを確認したうえで、支障が出ないように調整しておきましょう。
そして、リフォームによって個室を作る場合には、エアコンや火災報知器がどの部屋もカバーできるようにレイアウトを考えておく必要があります。
工事を行ってから使い勝手が悪いことが判明してしまうと、再度リフォームの必要が出てくるといった場合もあるため、漏れがないようにレイアウトを検討しておきましょう。
8.企業ごとのニーズに合わせて貸事務所を選ぼう！
会社規模やニーズに合った貸事務所を選ぶためには、広さや設備などポイントを押さえて検討することが大切です。
希望するエリアが複数あるときには、周辺地域の賃料の相場を考慮したうえで絞り込んでいくと良いでしょう。
また、物件には実際に足を運んで、目で見て確認することも重要です。図面や写真だけでは分からない部分も、現地を訪れることで明らかになる場合もあります。
物件の専有面積や収納スペースなどをチェックすると同時に、駅までの距離や近くにどのような店舗や施設があるのかも確認しておきましょう。
不明な点は曖昧なままにせずに、不動産業者と緊密にコミュニケーションをとっていく必要があります。
契約時の初期費用を抑えたいときには、フリーレントの物件や敷金・礼金なしの物件を探してみるのも良い方法です。
貸事務所の契約を急がない場合であれば、閑散期を狙って探してみると理想に近い物件情報を得る可能性も高くなるでしょう。
入居してから後悔してしまわないためにも、貸事務所を契約するときにはさまざまな視点で物件を見定めていくことが大切です。
