ソフトを使えば未経験でもできる！
オフィスレイアウトを変更するコツ
オフィスのデザインには、働く人の意欲や想像力を高めて生産性を高める効果があると言われています。
この記事では、フリーソフトなどを利用して、専門知識がなくてもオフィスデザインのレイアウトを作成する方法やそのメリットについてご紹介します。
オフィスにデザインと機能性が必要な理由
オフィスレイアウトを考えるときは、デザイン性と機能性の両方を考慮する必要があります。
オフィスが働く場である以上、日々スムーズに業務を進める上で機能性は大変重要なポイントです。
あるべきところにあるべきものがあることは大きく業務効率を左右します。
スペースが限られている以上、物の配置には一定の制限がありますが、その中でもできる限りデザイン性を高めることは以下のような効果を発揮します
社員が気持ちよく働くことができるオフィスづくりは、仕事への意欲や想像力に直結します。
オフィスのデザインに力を入れることで業務効率がアップしたという企業も多数あるのです。
カーペットや壁紙、パーテーションのデザインや観葉植物の設置など、創造力をかきたてるオフィスデザインはいくつもあります。
頻繁にコミュニケーションを取る必要がある部署同士を近くに配置する、集中しやすいデスクやパーテーション配置を考慮するなどの機能面での使い勝手も重要です
オフィスの雰囲気は会社のイメージを大きく左右する重要なアピールポイントです。
外からオフィスに入った瞬間に、全体のレイアウトやカラーリング、働く人々の雰囲気を感じ取ることができます。
取引先や来客にとって、その会社の社員が毎日どのような環境で働いているかは会社そのものへの印象つながります。
オフィス用具の材質や統一感から、天井の高さや開放感があるオフィスであるか、仕切りが多く集中しやすいような環境かまで、「会社が何を重要視しているか」が伝わるポイントは多岐に渡ります
物理的に使いやすいだけでなく、スタイリッシュで洗練された空間で働くことは従業員のモチベーションの向上につながります。
革新的なアイデアを生み出しやすいデザインやコミュニケーションを取りやすくチームワークを高めやすいデザインなど、目的によって取り入れるべきデザインはさまざまです。
自社のカラーに合うデザインを取り入れ、従業員の満足度がアップすれば離職率の低下や企業イメージの向上にも役立つでしょう
また、優れたオフィスデザインはより良い職場環境を求める求職者への大きなアピールポイントとなります。
求職者は、面接や見学などでオフィスに訪れた際、オフィス全体の雰囲気を見て自分自身がその職場で働くところをイメージすることが多いです。
優秀な人材に「このオフィスで働きたい」と思ってもらうことは、より質の高い採用活動につながります。
レイアウト変更前にイメージ図を作る
実際にオフィスのレイアウトを変更する前に、変更後のオフィスイメージを共有できるようなイメージ図を作ってみることをおすすめします。
オフィスレイアウトの変更にはコストもかかるため、そう頻繁にできるものではありません。
企業が求める働き方やコミュニケーションの取り方を従業員に伝え、事前に問題点などを洗い出して最適なレイアウトを決定するためにはイメージの共有が鍵となります
イメージを伝える際の言葉は「開放的」「使いやすい」など概念的なものが多く、責任者が思い描くイメージと従業員1人1人のイメージに差異が出やすいものです。
オフィスデザインのイメージは、言葉で伝えるよりもレイアウト図などを作成し、ビジュアライズすることで誰の目にも「何のためにどのような変更をするのか」がわかりやすくなります。
レイアウト図の作成にはフリーソフトが有効
デザインの専門知識がない人でも、オフィスレイアウト用のフリーソフトを活用すれば大まかなレイアウトのデザイン図作成は可能です。
フリーソフトを選ぶ際のポイントとして、操作のしやすさ、パーツやテンプレートの豊富さが挙げられます
オフィスレイアウトソフトに限らず、操作がしやすいかどうかは大変重要なポイントです。
見ただけで直感的に操作できるようなユーザーフレンドリーなソフトを選びましょう。
デスクやチェアの形など、オフィスに必要な家具のテンプレートが豊富なソフトはより具体的にレイアウトをイメージしやすくなります
また、オフィスレイアウトソフトでよくある機能に、「3D表示機能」があります。
3D表示機能は、平面図ではイメージしにくい「高さ」を立体的に表現することができる機能です。
通路やデスクまわりの圧迫感など、平面図のみでは表せないイメージを具体的にビジュアル化できるため、あれば便利ですが必須の機能というわけではありません。
社内だけで共有する場合やデザイン会社へイメージを伝えるための簡単なレイアウト図の場合は、平面図だけでも十分に役割を果たすことができるでしょう。
どう違う？有料ソフトとフリーソフトの機能
オフィスレイアウト用のソフトには、有料のソフトとフリーソフトがあります。
有料ソフトがフリーソフトより優れている点としては、レイアウト作成機能、複数人での図面共有機能、サポート体制の充実などがあります。
有料版の中にはプロが使うものもあります。
当然フリーソフトよりも細かくオフィス家具、壁紙や床の素材などが細かく枝分けされているため、より現実に近いレイアウトイメージの作成が可能です。
さらに具体的なイメージに近づけるため、3D表示機能が備わっているものも多くあります
社長以下役員や各部署の管理者など、複数人数でイメージを共有するための機能も豊富です。
微細な変更も共有データにすぐに反映されるなど、都度報告する手間が省ける場合があります。
有料ソフトはフリーのものに比べると、操作がわからなかったりソフトが不具合を起こしたりした場合などのサポートが充実しているものが多いです。
デジタル機器の扱いが苦手な人にはありがたいサービスですが、フリーソフトの中にもそれほど難しい操作を必要としないものも存在します
これらの理由から、社内のメンバーやデザイン業者の担当者とイメージを共有するためのレイアウト図作成であれば必ずしも有料ソフトを使う必要はないと言えるでしょう。
コスパを重視するなら、いくつかのフリーソフトを実際に試用してみて自分が使いやすいと思うものを選ぶことをおすすめします。
どう考える？レイアウト変更のポイント
デザイン性と機能性を備えた新しいレイアウトを考える場合には、どのような変更がどういった効果をもたらすのか、基本を把握しておくことが必要です
壁や障害物を取り除き、オフィス内を見渡せるようなオープンタイプのオフィスは、上司や先輩が部下を管理しやすいだけでなく、部下からの相談もしやすいレイアウトです。
オープンオフィスを採用する企業の多くは、カフェなどのように社員が固定の席を持たず、共有スペースや好きな席で仕事ができる「フリーアドレス制度」を取り入れています。
気分や仕事状況に合わせて席を変えられるフリーアドレス制度は、部署や上下関係を超えたコミュニケーションを生み出し、業務効率向上に貢献しています
また、業務効率をあげるためにデスクや部署ごとの配置を見直すことも有効です。
業務上行き来の多い部署を隣同士にしたり、業務や書類の流れに沿った座席配置にしたりするなど、動線を意識した配置は無駄な動きを減らすことで業務を円滑に進めることにつながります。
コピー機やシュレッダーなどのOA機器は、ほとんどの従業員が利用する上に一度に複数の機器を使う場合も多いです。
これらを1カ所に集中させることで動線が短くなり、無駄な移動時間を減らすことができます。
オフィスの端、中央どちらにまとめる場合でも、業務における従業員の動線やデザイン性などをよくシミュレーションして決定することが大切です
来客に対応する応接スペースは、セキュリティと雑音に配慮して決定しましょう。
外部からの来客を想定し、オフィスがどれくらい見渡せるのか、会話はどの程度聞こえるかなどは、自社に対するイメージを決定する重要なポイントです。
オフィスデザイン効果の一つとして社外や求職者へのアピールにも重点を置く場合には、特に来客側の視点に立ったデザインが求められます。
デザインと機能は必ず両面から考える
デザインを優先するあまり、機能性が失われてはオフィスの本来の役割である「円滑に業務を回す」ことができなくなってしまいます。
イメージ向上と働き手の利便性の両立を追求するためには、必ずデザイン面、機能面の両方の視点が必要です。
イメージ図作成のために使うのであれば、フリーレイアウトソフトが気軽に始めやすく、図面の修正も容易です。
イメージが固まっていない初期の段階でもテンプレートを見ているうちにアイデアが湧いてきたりすることもあるため、初期から最終決定段階までいろいろと重宝するツールになるのではないでしょうか。
