オフィス移転業者選びのポイントとは？
依頼するメリットとデメリットも解説
オフィス移転は、会社の成長に伴い必要なものではあるものの、荷物の整理や運搬作業など多岐にわたり、作業量も非常に膨大なものとなります。そこで、業者に依頼することで、スムーズに移転作業を進めることができます。
しかし、業者選びの際には、様々なポイントに注意しなければなりません。
そこで、本記事では、移転業者選びで気をつける点、また依頼するメリット・デメリットについて解説します。さらに、必要な事前準備や、トラブルの回避につながる情報もまとめています。
移転を控えている会社の方は、ぜひ参考にしてください。
オフィス移転を業者に依頼する重要性とは？
オフィス移転は、家庭の引っ越しとは異なり、専門的な知識が不可欠です。特に大企業の場合、移転規模が大きくなるため、緻密な計画と的確な戦略が求められることもあります。
ですから、移転を専門的に対応できる業者に委託することが効率的であり、手間やコストを節約できます。また、社員が自分の仕事に専念することができるので、業務に影響が及ぶこともありません。
オフィス移転業者選びのポイント
業者を選ぶ際には、以下の4点に注目しましょう。
- 見積もりが分かりやすく提示されているか
- サポートの体制は整っているか
- オフィス移転の実績は豊富か
- サービスの範囲が広いか
これらののポイントを踏まえて、信頼性の高い業者を選ぶことが大切です。移転作業がスムーズに進めば、業務が滞りなく進むため、ビジネスの発展にもつながります。
見積もりが分かりやすく提示されているか
見積もりは業者選びの重要な判断材料となるため、分かりやすく提示されているか確認する必要があります。例えば、見積もり額を減額交渉する際には、どの部分にどれくらいの費用がかかっているのかを確認することが重要です。
明瞭な見積もりであれば、オフィス移転に伴う費用の内訳が明確に示されているはずです。それにより、各項目ごとの費用を把握し、必要な費用と不要な費用を区別することができ、必要に応じて、減額交渉を行うことが可能です。
また、業者の提供するサービスが自社の要望に適合しているかどうかを判断することができます。要望に沿った内容であるかを確認するためには、明瞭な見積もりが必要です。
サポートの体制は整っているか
円滑な引っ越しを実現するためには、引っ越し業者のサポート体制の選択も非常に重要です。
事務所の引っ越しでは、梱包作業が欠かせません。例えば、サポート体制の一つとして、業者が適切な梱包資材を提供してくれるかどうかを確認することが重要です。適切な梱包資材を用意してもらえることで、作業をスムーズに進めることができます。
また、引っ越し後のサポートがあるかも確認しましょう。一部の業者では、梱包資材の回収や運び入れた家電や家具の不具合や破損に対応してくれるサービスを提供しています。
十分なサポート体制が整っていない場合、思いがけない出費やトラブルが生じる可能性があります。梱包資材の不足や破損した家電の修理費用など、予想外の追加費用が発生するかもしれません。したがって、業者を選ぶ場合には、サポート体制が充実しているかを必ず確認することが肝要です。
オフィス移転の実績は豊富か
業者のオフィス移転における実績を知ることも重要です。
まず、業者がオフィスに適しているかどうかを確認しましょう。オフィス移転では、家庭の引っ越しでは扱われないような特殊な物品や機器の移送作業があります。そのため、業者がこれらの特殊な物品を適切に取り扱う経験と専門知識を持っていることが重要です。
さらに、オフィスの規模によって作業の手順や要員の配置なども異なる場合があります。大規模な移転では、より多くの作業要員や特殊な機器が必要となることがあります。
つまり、自社のオフィスの規模に合った業者を選ぶことで、スムーズな引っ越しを実現できるということです。
サービスの範囲が広いか
業者が提供するサービスの幅広さも重要な要素となります。
近年では、単に引っ越し作業を行うだけでなく、他の業務も請け負う業者が増えています。オフィスの引っ越しは、荷物を運ぶだけでは済まされない場合もあります。例えば、原状回復やレイアウト・デザインの提案、必要な備品の手配なども重要なタスクとなります。したがって、業者がこれらの追加業務をサポートしてくれるかどうかを確認することが重要です。
ただし、これらの追加業務にはオプション料金がかかることが一般的です。そのため、予算に合わせてどの範囲のサービスを依頼するかを決める必要があります。一部の業者は、移転に関連する包括的なサービスを提供していますが、その場合には追加費用が発生することを念頭に置いておく必要があります。
大規模な引っ越しでは、原状回復やレイアウトの変更、必要な備品の手配など、さまざまな作業が必要となるでしょう。幅広いサービスを提供できる業者を選択することで、一括して業務を委託できるため、効率的かつスムーズな移転が実現します。
オフィス移転を業者に依頼するメリット
オフィス移転を業者に委託することには、以下の3つの主なメリットがあります。
- 作業時間と作業コストの短縮になる
- 搬入出以外の準備や作業も依頼できる
- 必要な作業の計画を立ててくれる
上記の理由から、事務所移転プロジェクトを成功させるためには、業者に依頼することがとても重要であると言えます。
作業時間と作業コストの短縮になる
業者による移転作業は、コストと時間を削減する点でも大きなメリットがあります。
もし自社の社員が作業に従事し、不慣れな作業によってケガをしたり、壁や備品を破損したりすると、かえってコストや作業時間が増える可能性があります。
しかし、業者は必要な設備や専門のスタッフを用意し、効率的に作業を進めることができます。その結果、自社の従業員だけで作業するよりも安全かつ迅速な移転が可能となります。
搬入出以外の準備や作業も依頼できる
業者に依頼する2つ目のメリットは、様々な作業や準備を一括して依頼できる点です。
オフィスの移転には、物品の運搬だけでなく、内装デザインや家具の購入などの様々な作業があります。移転業者であれば、専門的なノウハウを持ったスタッフがそれぞれの作業に対応し、スムーズな移転を実現できるでしょう。
また、移転業者に任せることで、自社の従業員が行うべき作業が明確になります。クライアントのニーズに合わせて必要なタスクを詳しく説明してくれるため、従業員は自分たちの担当箇所を把握し、移転作業を円滑に進めることができます。
さらに、移転業者によっては、関連するさまざまな問題にも対応してくれます。たとえば、旧オフィスの原状回復工事や不要品の処分など、自社の従業員が対応できない作業を一括して請け負ってくれます。
必要な作業の計画を立ててくれる
オフィスの移転は、一般的な引っ越しとは異なり、多くの作業やタスクが必要です。新しいオフィスの選定や什器の購入・レイアウト、配線工事など、これらの作業を自社で管理しようとすると、時間と負担がかなりかかってしまいます。
移転業者は、運送計画やデザインなど、移転に必要なプランを立案・管理してくれます。さらに、これらの作業を業者に任せることで、自社での作業管理の負担を減らすことができます。
専門知識を持ったプロフェッショナルが移転作業を管理し、円滑に進めてくれるため、自社のスタッフは本業に集中することができ、生産性や効率性を高めることができます。
オフィス移転を業者に依頼するデメリット
オフィス移転を業者に依頼する際には、以下の2つのデメリットにも注意が必要です。
- 費用が高額になる
- 悪質な業者を選んでしまうリスク
業者を選定する際には、費用面、業者選びに関しても慎重な判断が必要となります。
費用が高額になる
オフィス移転には専門的な知識や経験が必要であり、自力で行おうとすると膨大な時間や労力が必要となるため、多くの企業がオフィス移転を業者に依頼していますが、依頼コストが高額になることがデメリットとして挙げられます。
しかし、業者に依頼することで、最適なプランを立ててくれたり、作業に必要な設備や機器を用意してくれたりするため、上手く活用できれば作業時間の短縮やトラブル回避につながります。
悪質な業者を選んでしまうリスクがある
残念なことに、悪質な業者を選んでしまうリスクがあることが指摘されています。特に悪質な業者は、不必要な作業を行って高額な費用を請求することがあります。また、法令を遵守せずに移転作業を行う業者もあり、これによりクライアント側が問題に直面することもあります。
業者選びによるリスクを回避するためには、業者が提示する見積書の内容をよく確認することが重要です。
ただし、一社のみでは悪質業者を判別することが難しいため、複数の業者から相見積もりを取ることが望ましいです。また、実績や信頼性を調べたり、口コミや評判を調べたりすることも推奨されます。
オフィス移転を業者に依頼する前に準備すべきこと
オフィスの引越し前に準備するべきこととして以下の3点が挙げられます。
- 移転の目的を明確にする
- 現オフィスの契約内容確認
- 移転先オフィス探し
これらの準備をしっかりと準備しておくことで、引越し前後のスムーズな業務運営が保証されます。
移転の目的を明確にする
まずは、その目的を明確にすることが非常に重要です。
移転の目的は、従業員数の増加に伴うオフィススペースの不足や、物件の契約条件に関連するものなど、さまざまな理由が考えられます。移転の目的を明確にすることで、移転後のオフィスで必要な設備やレイアウト、立地条件や環境整備の内容などを決定することができます。また、目的に合った適切な業者を選ぶことにもつながります。
移転計画には時間と費用がかかるため、移転前に目的や環境整備の内容をしっかりと考え、適切な業者を選ぶことが、効率的かつ成功する移転計画のために重要なのです。
現オフィスの契約内容確認
業者に依頼する前に現在のオフィスの契約内容を確認することが大切です。
特に賃貸物件である場合には、解約する際の手続きやルールが細かく設定されていることが多く、解約手続きを無視して移転を進めると違約金などのペナルティが発生することがあります。
一般的に、契約書には6ヶ月前までに解約通知をしなければならないという記載がある場合が多いですが、物件によって異なる場合もあります。そのため、契約書を確認する必要があるでしょう。
また、解約予告時期以外にも、解約に関する細かなルールにも目を通すことが重要です。例えば、一度解約した場合の再契約に関するルールや、敷金や保証金の返還に関するルールなどがあります。
以上のように、移転前には現オフィスの契約内容を十分に確認し、解約手続きやペナルティ、保証金の返還に関するルールなどについても理解しておくことが重要です。
移転先オフィス探し
業者依頼前に準備すべきことはいくつかありますが、次なるオフィスを探すこともが重要な準備の一つです。
移転先のオフィスは、企業の理想を満たし、ブランディングの意味合いも持つ重要な空間となります。そのため、取引先や社員の住居からのアクセスや、日常業務に関わる施設の周辺環境も把握する必要があります。
これらの準備をしっかりと行い、業者に依頼することで、スムーズなオフィス移転が実現します。
オフィス移転の業者選びは慎重に
この記事では、オフィスの移転を専門の業者に依頼するメリットや、適切な業者を選ぶために必要な事前準備、そして主な作業や注意点について解説しました。
オフィスの移転には多くのポイントがあり、専門的な知識が必要です。そのため、業者に依頼することでスムーズに移転作業を進めることができます。
しかし、選ぶ業者によってはデメリットもあるため、慎重に選ぶことが必要です。移転前には、必要な準備や注意点についてしっかりと把握し、業者との相談を重ねるようにしましょう。オフィス移転に発生する複数の工程を正しく把握し、業者選びに臨んでください。
