購入やレンタルとどう違う？
オフィス家具リースのメリット＆デメリット
オフィスを新規に立ち上げたり、移転したりするときは、何かとお金がかかるものです。
費用を抑えるためにおすすめなのが、デスクや椅子、ロッカーなどのオフィス家具をリースすることです。
そこで、どんなオフィス家具がリースできるのかをはじめ、リースするメリットとデメリット、レンタルとはどう違うのかを解説していきましょう。
リースできるオフィス家具の一例
オフィス家具として、リースできるものは多岐に渡ります。
まず、オフィスチェアとオフィスデスク、ワゴン（脇机）が挙げられます。
これらは、仕事をするのに必須のオフィス家具です。
さらに、オフィスデスク間、オフィススペースと応接スペースを仕切るパーテーションも、仕事を快適にするためには必要になります。
実は、このパーテーションもリースの対象となっています。
また、会議や打ち合わせの進行の上で必要なホワイトボード、来訪者を迎えるための応接セット、資料を収納するのに便利な書庫や本棚、逆に不要になった資料を破棄するのに役立つシュレッダーもリース可能です。
このほか、業務には直接関係ありませんが、社員が出社したときに私物をしまうロッカーもリースできます。
中には金庫、カウンターといったものまでリースしてくれる業者もあるほどです。
オフィスに必要な家具はほぼリースできると言ってもよいでしょう。
オフィス家具をリースするメリット
オフィス家具のリースには、いつくかのメリットがあります。
まず、最大のメリットは初期費用を抑えることができることです。
オフィスデスクやパーテーション、ホワイトボードなど、業務に必要なオフィス家具を全て購入するとなると、まとまったお金が必要になります。
新規に事務所を立ち上げたり、移転したりするときは、オフィス家具を揃える以外にも、お金は出ていくものです。
できるだけ安く抑えたいという経営者がほとんどではないでしょうか。
だからといって、オフィス家具を徐々に揃えていくとなると、その間、社員の仕事の能率が下がってしまいます。
オフィス家具は事務所のスタートと同時に全て用意しておく必要があるのです。
しかし、リースであれば購入するよりも安く手に入れることが可能です。
しかも、耐用年数を考えて支払い期間を決めれば、寿命が来る前に新しいオフィス家具を導入することができます。
さらに、リース契約にはメンテナンスリースといって、リース料にメンテナンス料が含まれているものもあります。
契約期間中に何かあったとしても、安心して使うことができるでしょう。
このほかにも、金銭的なメリットはあります。
まず、毎月の支払いが一定額で済むことが挙げられます。
そのため、毎月の資金繰りの計画を立てやすくなるでしょう。
また、さまざまな要件はありますが、オフィス家具のリース料金は全額費用として計上することができるのです。
さらに、毎月支払うリース料金の中に、すでに固定資産税が入っているため、納税の手続きをする手間がかかりません。
金銭面と手間の面を考えると、オフィス家具のリースはお得だと言えるでしょう。
オフィス家具をリースするデメリット
オフィス家具をリースする際は、後悔しないようにデメリットも知っておくことが大切です。
まず、リースのデメリットとして、途中解約ができないことが挙げられます。
万が一、途中解約すれば、使っていないのにも関わらず、残りの契約期間に相当するリース料金を支払わなくてはなりません。
「使うかもしれないから」といった安易な気持ちでリースし、結局必要なかったということになると、金銭的に損をすることになってしまいます。
新規に事務所を立ち上げる際は、勝手が分からないこともあり、ついあれもこれもと手を出してしまいがちです。
そのため、リースする前に本当に必要なオフィス家具なのかどうか、契約期間をどう設定するのか、慎重に見極める必要があります。
また、長期間リースしたとしても、所有権は会社には移りません。
契約期間が過ぎると、リース会社に返却するか、再度契約するかを選ぶ必要があります。
そのため、長期間必要とするオフィス家具に関しては、購入した方がお得になる場合もあるのです。
全てのオフィス家具をリースするのではなく、購入するオフィス家具、リースするオフィス家具と分けて考えるようにしましょう。
さらに、誰でもリースできるというわけではありません。
リース会社と契約を結ぶ際には、審査が行われます。
審査に通らないと、オフィス家具を導入することはできません。
オフィス家具をリースする予定で初期費用を安く設定していた場合、初期費用が足りなくなってしまい、困ったことになってしまいます。
まずは、オフィス家具をリースできるのか、リース会社に問い合わせてみることから始めましょう。
レンタルとリースの違い
リースもレンタルも、オフィス家具を借りることに変わりありません。
そのため、リースというと、レンタルと同じものだと勘違いされやすいですが、両者はまったく違います。
それぞれの特徴をよく理解しておかないと、欲しいものが導入できなかったり、使用料金が割高になってしまったりと、後悔することになるでしょう。
まず、レンタルとリースとでは、契約期間が違います。
レンタルの場合、契約期間は短く、数日又は数週間単位になります。
一方、リースの場合、契約期間は長く、年単位が一般的です。
ただし、契約は年単位でも、リース料金は月々支払います。
そのため、一度にまとまったお金を支出する心配がなく、初期費用に関しては購入よりも抑えられます。
その上、契約期間中の支払いは、レンタルよりも安く済みます。
さらに、導入できるオフィス家具の範囲も異なります。
レンタルの場合は、レンタル会社が用意したものの中から、どれを使うかを決めることになります。
希望に合うものがなければ、欲しいものを貸し出しているレンタル会社を探さなくてはなりません。
場合によっては、ある程度の妥協も必要となるでしょう。
一方、リースの場合は、リース会社が認定している範囲の中であれば、貸して欲しいものを自由に選ぶことができるのです。
希望を出すと、その商品をリース会社が購入してくれて、新品の状態で貸し出してくれます。
以上のことを考えると、リースの方がお得に思えますが、一概にそうとは言えません。
なぜならば、レンタルは途中解約ができますが、リースは契約期間内に解約することができないからです。
途中解約すると、レンタルよりも割高になってしまいます。
そのため、利用する期間が年単位でないのであれば、レンタルを利用する方がいいでしょう。
それぞれの特徴を踏まえて、オフィス家具によって、レンタルにするのか、リースにするのかを使い分けることをおすすめします。
リースという選択肢を持っておこう
オフィス家具を事務所に導入する際には、主に3つの選択肢があります。
それは「購入」「リース」「レンタル」です。
どの方法がよいのかについては、導入する事務所によって違ってきます。
また、事務所につき1つの方法しか選べないというわけではありません。
オフィス家具の使用期間や用途などによって、購入するか、リースするか、レンタルするかを使い分けるとよいでしょう。
リースの場合、契約期間が長ければ長いほど、購入に比べて支払い金額が高額になってしまうというデメリットがあります。
しかし、「一度にまとまったお金を用意する必要がない」「オフィス家具の管理やメンテナンスは、リース会社に任せることができるので、安心して使用できる」「リース料金に固定資産税が含まれるため、納税の手間がかからない」といったメリットも多いため、オフィス家具はリースにするという選択肢も有力です。
