オフィス移転はただの引っ越しじゃない？
移転を任せる業者の選び方
オフィス移転はそう頻繁に行われるイベントではありません。
それだけに、いざ行おうとしたときにはわからないことも多いものです。
たとえば、オフィス移転業者の選出があります。
どこを選んでも大した違いはないと思うかもしれませんが、決してそんなことはありません。
実際は非常に重要なポイントなのです。
そこで、オフィスの移転を検討している人の参考になるように、その際に要する費用の相場や業者の正しい選び方などについて解説していきます。
いくらかかる？オフィス移転の費用
オフィス移転の費用は一概にいくらだといえるものではありません。
なぜなら、規模や立地条件などによって実際の額は大きく異なってくるからです。
それでも、項目ごとに目安となる数字はあるので、そこからある程度の推測をすることは可能です。
たとえば、引っ越し費用は社員一人あたり3～5万円程度が相場だとされています。
ただし、エレベーターの有無、階段や通路の幅、クレーン作業が必要かどうかなどによってもその額は変わってきます。
いずれにしても、荷物が少ないほど、引っ越し費用は安くなるというのが基本的な傾向です。
次に、オフィスの内装工事費ですが、相場は坪単価で10～40万円程度です。
なぜ、これほどまで値段に幅があるかというと、こだわればこだわるほど内装コストはどんどん上昇していくからです。
しかし、だからといって、こだわりを捨てて費用を安く抑えればよいかというと、必ずしもそういうわけではありません。
オフィスの内装は社員のモチベーションや人材の確保などに大きな影響を与えるため、コストと効果のバランスを考えて慎重な検討が求められることになります。
同時に、オフィスを移転する際には通信工事費や什器購入費用も発生します。
相場としては前者が社員一人あたり5万円程度で後者が5～10万円程度といったところです。
さらに、賃料・敷金・礼金などといった賃貸借契約に関する費用も当然必要となってきます。
これに関しては幅がありすぎて具体的な相場を挙げることはできませんが、費用を考える際のポイントはいくつか存在します。
まず、敷金は50坪以下だと賃料の3～6カ月分、50坪以上だと6～12カ月分というケースが一般的です。
ただし、大手ビルオーナーの場合は坪数に関わらず、敷金は賃料の12カ月分としているところが多くあります。
一方、礼金は大手ビルオーナーの物件の場合は基本的に必要ありませんが、個人オーナーの物件になると、賃料の1～2カ分を請求されるケースが増えてきます。
最後に、忘れてはならないのが原状回復費用です。
賃貸物件から退去する際にはただ出ていけばよいというわけではなく、契約締結時の状態に戻してから借り主に返還しなければならないという、原状回復義務が発生します。
しかも、居住目的で借りるマンションなどとは異なり、経年劣化も原状回復義務に含まれるので、どんなにきれいに使用していたとしてもこの費用がゼロになるということはまずありません。
ちなみに、原状回復費用の相場は坪あたり3～5万円程度ですが、大型ビルになると5～8万円ほどになります。
以上がオフィス移転の際に必要となる費用の主な内訳です。
これらの項目について、自社の場合はいくらぐらいになりそうかを一つずつ考えていき、それらを合計すればおおよその移転費用が見えてくるはずです。
ポイント①：対応力があるか
オフィス移転は通常の引っ越しなどとは異なり、ただ荷物を新しいオフィスに移動すれば終わりというわけではありません。
レイアウトや内装など、考えなくてはならないことが数多く存在し、それらの段取りを経験の乏しい素人だけで行うのは困難です。
そこで、経験が豊富でこちらの要望をきちんと形にしてくれる専門の業者が必要となるわけです。
ただ、オフィス移転業者といってもその質はさまざまです。
したがって、オフィスの移転を成功させるためには、何よりも業者選びが重要になってきます。
そこで、問題となってくるのが業者の善し悪しをいかにして見分けるかですが、まず注目すべきは業者の対応力です。
オフィス移転の際には複雑多岐にわたる膨大な作業を同時進行で行わなくてはならないため、対応力の低い業者を選んでしまうと、いつまでたっても作業が終わらないということになりかねません。
つまり、何を置いても対応力の高い業者を選ぶ必要があるというわけです。
ちなみに、業者の対応力を見極める方法としては主に3つのポイントがあります。
一つ目は搬出・搬入計画の立案力です。
オフィス移転の場合は運び出す荷物も大型化し、数も膨大です。
それなのに、無計画に荷物を運んでいては、間違いなく収拾のつかないことになってしまいます。
逆に、あらかじめ綿密な搬出・搬入計画を立て、事前にその内容を説明してくれるようなら、対応力に優れた業者である可能性は高いといえます。
二つ目はオフィスレイアウトのデザイン力です。
新しいオフィスのレイアウトは社員が効率的に働けるよう、動きやすい動線の確保が必須となります。
したがって、そうした点を意識したレイアウトを提案してくれるかどうかは、業者を選ぶ上で特に重要なポイントだといえます。
そして、三つ目は電気やネットワーク工事の対応力です。
新しいオフィスに引っ越す際はもちろん、旧オフィスの原状回復にも各種工事は必要となります。
それらに対する知識や経験を十分に有しているかの確認も業者選びの際には欠かせないポイントです。
ポイント②：見積り金額は詳細まで提示するか
オフィスを移転する際にはさまざまなコストが発生するため、依頼する業者の費用はなるべく抑えたいものです。
しかし、だからといって、単純に見積り金額の安いところに依頼するのは、たとえ業者の対応力に問題がなかったとしても、あまり賢明だとはいえません。
より重要なのは見積り金額の内訳を細かいところまで提示してくれるかどうかです。
なぜなら、詳細な内訳を示してくれれば、自社でできる作業と業者に依頼する作業を切り分けられ、大きな節約につなげることができるからです。
それに、内訳を把握していれば、追加作業や工程の変更などでいたずらにコストがかさんでいくといった事態を防ぐこともできます。
逆に、「一式」といった具合に大まかな額しか提示してくれないところだと、すべてを業者にまかせるしか選択肢がなくなってしまいますし、その金額が妥当なのかの判断がつきにくくなってしまいます。
したがって、見積り金額の内訳が不明瞭な業者は最初から避けるのが無難です。
ポイント③：対応は細やかか
実際にオフィスの移転を行ってみると、想定外の問題が発生する場合がよくあります。
そのため、単に決められた作業を遂行するだけの業者ではどうしても不満が残ってしまいます。
それを防ぐには、不測の事態に対しても臨機応変に対処してくれる対応の細やかな業者を選ぶことが大切です。
それを見極めるにはまず、業者のホームページなどを見て実績を確認する必要があります。
オフィス移転の実績が豊富にあれば、細やかな対応をしてくれる可能性もそれだけ高くなるはずです。
できれば、自社と同じような条件でのオフィス移転実績があるのなら、なお良しです。
また、こちらが相談をした際の相手の態度も重要なポイントとなります。
オフィスが抱える課題についての説明に対して熱心に耳を傾け、積極的に解決策を提案してくれるような業者なら安心です。
逆に、打ち合わせのときは終始事務的で、積極的な提案を何もしないような業者では現場での対応の細やかさも望めないでしょう。
トータルにサポートしてくれる業者を選ぼう
オフィス移転は個人の引っ越しよりも工程が複雑です。
その上、移転の目的が旧オフィスの課題を解決するという点にあるため、単なる引っ越しなどと比べると、難易度はかなり高くなります。
たからこそ、さまざまな業務や手続きをトータルにサポートしてくれる業者を選ぶことが大切になってくるのです。
いざというときに困らないよう、この記事などを参考にしながら、正しい業者の選び方についての理解を深めていきましょう。
